В этой статье: планировка современного офиса; выбор офисной мебели; требования к освещению; свежий воздух в офисе; оформление помещений; современный менеджмент — система 5S.
Рабочее место в офисе
Сколько времени мы проводим на работе? Законодательно установлен 8-часовой рабочий день, 40 часовая (пятидневка) и 48 часовая (шестидневка) рабочие недели. Фактически же приходится оставаться на рабочих местах по 9-10 часов — большие объемы, срочные задания, отчеты, сводки и т.п. Рабочее место выходит на первое место в будние дни, дома удается разве что посмотреть ТВ и поспать — от того, насколько верна организация рабочего места, зависит работоспособность и производительность каждого сотрудника в любой компании.
Каков он — современный офис
Существуют две основные схемы построения офиса: кабинеты и коридоры меж ними (классическая схема), открытое офисное пространство (американская схема). Классический офис представляет собой своеобразное наследие прошлого века, он разбит на группы, бюро и отделы, двери кабинетов оснащены табличками, указывающими, кто же размещен в помещении за ними. С офисом американской схемы классический офис объединяет одно — руководство компании, как правило, занимает наивысший этаж здания.
Американская схема офиса обладает сразу несколькими преимуществами: значительная экономия пространства (нет внутренних стен); демократичность (рабочие места отделяют лишь тонкие перегородки при полном отсутствии внутренних дверей); легкость внесения любых функциональных изменений. Подобная планировка значительно облегчит вопросы коммуникации и линейной координации. Полупрозрачные панели перегородок, разбивающих открытый офис на рабочие зоны, выполняют две задачи одновременно: создают иллюзию изолированного пространства для сотрудников и способствуют рассеиванию света, практически не создавая теневых зон.
Большинство офисов России предпочитают смешанную схему с элементами открытого и классического офисов сообразно виденью высшего руководства — более верно, если планировка просчитывается специалистами.
Офисная мебель
Рабочее место в офисе немыслимо без минимального комплекта мебели — стола, тумбочки, книжного шкафа и удобного кресла. Главным в подборе мебели для офиса будет ее эргономичность: максимально возможный комфорт и минимальные нагрузки на человеческое тело.
Возьмем, к примеру, классический офисный стул — сидеть на нем без вреда для организма можно лишь 15 минут в сутки. В то же время, удобное кресло (подлокотники, подголовник, регулируемые высота сиденья и положение спинки) снижает нагрузки на мышцы и позвоночник, поддерживая тело по всей площади соприкосновения.
Эргономичный офисный стол не должен иметь правильную геометрическую форму — кривые линии столешницы позволяют использовать ее шире, ведь человеческие руки не могут охватить площадь, превышающую 40 см, т.е. придется тянуться за нужным документом и напрягать мышцы спины. И еще — площадь действительно хорошего офисного стола никак не меньше 1м2.
Дополнительные удобства для работы создадут вспомогательные приспособления: подставки, лотки и различные надстройки. Но важно не перегружать ими поверхность рабочего стола, воспользоваться передвижными тумбочками и навесными полками. Первое офисное правило — все должно быть под рукой, нужно лишь протянуть ее.
Клавиатуру компьютера — непременного офисного атрибута — необходимо расположить на столешнице как можно дальше от края, т.к. «в подвешенном» положение кисти рук подвергаются хроническим растяжениям. Поэтому приобретение стола с выдвижной полкой для клавиатуры — крайне неудачное решение, не способствующее ни удобству, ни здоровью офисного работника.
Офисные шкафы — их нужно расположить как можно ближе к столу работника (экономия времени), но так, чтобы они не перекрывали основной проход. Габариты и конструкционный материал корпусной мебели имеет значение: открытые ниши шкафов, прозрачные полки и стенки из закаленного стекла визуально расширят пространство, создавай больший комфорт для офисных служащих и посетителей.
Рабочее место в офисе — освещение
Работа в недостаточно освещенном помещении сопровождается напряжением для глаз, что приводит к их быстрой усталости. Поэтому отнестись к схеме расположения светильников, к типу ламп в них нужно с не меньшим вниманием, чем к вопросам планировки и меблировки. Требуется достичь наиболее идеального освещения, позволяющего работнику с любой остротой зрения легко различать знаки и символы как на бумаге, так и на мониторе компьютера.
К примеру, не следует выстраивать освещение лампами «дневного света» — такой свет вызывает быструю утомляемость из-за мерцания (частота 50 Гц), лучшим решением будут галогенные лампы. Полноценное освещение рассчитывается специалистами, исходными данными будут назначение каждого помещения, число рабочих мест, наличие/отсутствие естественных источников света. Источники искусственного освещения, при верном построении, создадут необходимый психологический настрой сотрудников и посетителей.
Свежий и чистый воздух в офисе — вентиляция
Потребность в притоке свежего воздуха в закрытые помещения крайне необходима не меньше, чем эффективный климат-контроль, в особенности, если одно помещение содержит рабочие места нескольких сотрудников. Школьный курс биологии: вдыхаем воздух, богатый кислородом — выдыхаем большое количество углекислого газа. И чем больше углекислый газ накапливается, тем хуже чувствуют себя люди — сонливость, головная боль, резкое снижение работоспособности.
В зависимости от времени года проблема решается распахнутыми форточками, правда, вместе с чистым воздухом в офис проникают внешние шумы, запахи и городская пыль. Сплит-системы, по непонятной причине считающиеся решением проблемы, в действительности ничего не решают — они просто не способны на это. Внутренний фен сплит-системы прекрасно кондиционирует и очищает воздух от пыли, но не обеспечивает приток кислорода — наружный блок сплита предназначен для охлаждения хлодагента системы, а не для забора наружного воздуха. Кроме того, в помещении всегда будет один-два рабочих места, задуваемых воздушным потоком из фена сплита — хроническая простуда гарантирована.
Оптимальное решение — система центрального кондиционирования, выполняющая работы по очистке, охлаждению/подогреву, увлажнению/осушению подаваемого воздуха. Благодаря этому, офис в любое время года будет иметь оптимальный микроклимат и постоянный приток свежего чистого воздуха.
Декорирование офиса
Как правило, внутреннее оформление офиса выдержано в так называемом «деловом» стиле, который также можно охарактеризовать, как обезличенный. Внести цвета в атмосферу офиса помогут постеры, картины, репродукции и витражные композиции. С их помощью можно четко определить рабочие зоны — к примеру, приемную (ресепшен) необходимо оформить в имиджевом стиле компании для создания у посетителей ярких позитивных впечатлений.
Нагромождение на подоконниках несуразных растений в горшках, столь характерных для советских учреждений, в современном офисе абсолютно исключено. Но полностью отказывать от них не стоит, нужно лишь внимательно подойти к выбору видов растений и месту их размещения. Для помещений конференц-залов и холлов отлично подойдут пальмы, для кабинета руководства — одно большое растение, для ресепшен — несколько небольших растений. Украшением, достойным любого офиса, будет зимний сад, в котором можно отдохнуть или провести деловую встречу в более располагающей обстановке. Декорирование офиса растениями лучше поручить профессионалу — фитодизайнеру.
Рабочее место в офисе с точки зрения современного менеджмента
В его основе лежит система 5S, разработанная и успешно применяемая японской корпорацией Toyota последние 50 лет.
Сортировка (sorting)
Позволит полностью решить проблему хаоса на рабочем месте, создаваемого различными ненужными документами и предметами (оборудованием), сохраняемыми годами «на всякий случай». Необходимо общими усилиями выявлять и перемещать в определенное место (красную зону) таких кандидатов «на устранение», обозначая красными ярлыками. Если по истечении месяца потребности в предметах из красной зоны не возникло, их необходимо продать, переработать или утилизировать.
Рациональное размещение (set in order)
Для каждого документа в офисе нужно выделить определенное место, куда документ возвращается после каждого извлечения. Таким образом, минимизируется время на поиски необходимых документов и форм.
Уборка документов (sweeping)
По окончании рабочего дня каждый документ должен быть возращен на свое место. Не позволительно загромождение рабочего стола кипами папок и документов — на поиски нужного среди них уйдет рабочее время, оплаченное работодателем.
Стандартизация (standardizing)
В рамках конкретной компании необходимо выработать стандарты для всех рабочих процессов, а также вертикальных и горизонтальных коммуникаций между подразделениями компании. В результате великое множество вопросов, возникающих каждодневно, будут решаться в кратчайший срок и без привлечения руководящего состава.
Совершенствование (sustaining)
Необходимо до автоматизма довести выполнение всех предыдущих правил среди сотрудников офиса. Они должны стать привычкой, своеобразной поведенческой нормой в данном офисе.
Для выявления потребности во введении системы 5S, достаточно провести небольшой тест, поручив сотруднику найти определенный документ (любой отчет, форму, договор) и зафиксировать время, затраченное им на поиски. Если временной промежуток составил более минуты — кардинальные изменения менеджмента остро необходимы.
Присоединяйтесь к нам на канале Яндекс.Дзен
